第1篇 物業(yè)管理公司文件管理制度怎么寫(xiě)
物業(yè)管理公司文件管理制度
第一節 總則
一、為適應公司全方位規范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達方針政策,發(fā)布公司行政規章制度、指示、請示和答復問(wèn)題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。
因此,必須認真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。
三、公司全體員工都應發(fā)揚深入調查、聯(lián)系群眾、結合實(shí)際、實(shí)事求是和認真負責的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。
四、文件處理必須做到準確、及時(shí)、安全,嚴格按照規定的時(shí)限和要求完成。
公司文件由總經(jīng)辦統一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節 文件分類(lèi)
一、規定。
發(fā)布重要的行政規章制度,采取重大的強制性行政措施,用'規定'。
二、決定、決議。
對重要事項或重大行動(dòng)做出安排,用'決定'。
經(jīng)會(huì )議討論通過(guò)并要求貫徹的事項,用'決議'。
三、通知。
轉發(fā)上級機關(guān)文件,批轉下級文件,要求下級辦理和需要共同執行的事項,用'通知'。
四、通報。
表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達重要信息,用'通報'。
五、請示、報告。
向上級請求批示與批準,用'請示'。
向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用'報告'。
六、批復。
答復請示事項用'批復'。
七、函。
商洽工作、詢(xún)問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請求批準等,用'函'。
八、會(huì )議紀要。
傳達會(huì )議議定事項和主要精神,要求與會(huì )者共同遵守的,用'會(huì )議紀要'。
第三節 文件格式
一、文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、 、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門(mén))、抄報(送)單位(部門(mén))等部份組成。
二、文件標題應準確簡(jiǎn)要概括文件的主要內容。
三、發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。
四、公司發(fā)文代號分為四種:
①'發(fā)'、②'人發(fā)'、③'客發(fā)'。
冠以上述發(fā)文代號的內發(fā)文件應對全公司具有效力,對外發(fā)文應代表公司的整體意志。
發(fā)文一般應該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡(jiǎn)報等形式流轉。
力避隨意發(fā)文。
'發(fā)'用于公司及各部門(mén)的對內對外發(fā)文,由總經(jīng)辦統一編號;
'人發(fā)'、'客發(fā)'分別用于人力資源部的對內對外發(fā)文及客戶(hù)服務(wù)中心的對外發(fā)文,文件由發(fā)文部門(mén)自行編號,總經(jīng)辦統一認定。
(公司其他部門(mén)均以'發(fā)'的代號發(fā)文,以②、③代號發(fā)文,須在發(fā)文權限范圍內。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級分為'絕密'、'機密'、'秘密'。
七、緊急程度分為'特急'、'急'、'平'。
八、文件內容要求事實(shí)清楚、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準確。
九、發(fā)文單位必須注明全稱(chēng)。
十、多頁(yè)文件應標明頁(yè)碼。
十一、文字從左至右橫寫(xiě)、橫排,左側留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節 收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外單位來(lái)文均由行政部指定專(zhuān)人收文,由總經(jīng)辦統一拆封、登記,根據文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門(mén)。
第五節 辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經(jīng)辦統一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協(xié)辦部門(mén)必須積極配合主辦部門(mén)完成文件處理。
四、文件的催辦由總經(jīng)辦負責,防止漏辦或延誤。
五、嚴格按照時(shí)限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續,防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后,統一交由總經(jīng)辦指定專(zhuān)人保管、立卷歸檔。
第六節 發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。
二、發(fā)文程序如下:公司內部發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理核準→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準→總經(jīng)辦統一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案
第七節 其他
一、時(shí)限要求:
1、特急:限4個(gè)工作時(shí)內完成。
2、急:限8個(gè)工作時(shí)內完成。
3、平:限16個(gè)工作時(shí)內完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應立即退回發(fā)文部門(mén),并由發(fā)文部門(mén)保存在保險柜內。
2、機密文件:閱后應立即保存在保險柜內。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執行。
第2篇 物業(yè)管理公司文件管理制度-6
物業(yè)管理公司文件管理制度6
第一節總則
一、為適應公司全方位規范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達方針政策,發(fā)布公司行政規章制度、指示、請示和答復問(wèn)題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。
三、公司全體員工都應發(fā)揚深入調查、聯(lián)系群眾、結合實(shí)際、實(shí)事求是和認真負責的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。
四、文件處理必須做到準確、及時(shí)、安全,嚴格按照規定的時(shí)限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節文件分類(lèi)
一、規定。發(fā)布重要的行政規章制度,采取重大的強制性行政措施,用'規定'。
二、決定、決議。對重要事項或重大行動(dòng)做出安排,用'決定'。經(jīng)會(huì )議討論通過(guò)并要求貫徹的事項,用'決議'。
三、通知。轉發(fā)上級機關(guān)文件,批轉下級文件,要求下級辦理和需要共同執行的事項,用'通知'。
四、通報。表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達重要信息,用'通報'。
五、請示、報告。向上級請求批示與批準,用'請示'。向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用'報告'。
六、批復。答復請示事項用'批復'。
七、函。商洽工作、詢(xún)問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請求批準等,用'函'。
八、會(huì )議紀要。傳達會(huì )議議定事項和主要精神,要求與會(huì )者共同遵守的,用'會(huì )議紀要'。
第三節文件格式
一、文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門(mén))、抄報(送)單位(部門(mén))等部份組成。
二、文件標題應準確簡(jiǎn)要概括文件的主要內容。
三、發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。
四、公司發(fā)文代號分為四種:①'***發(fā)'、②'***人發(fā)'、③'***客發(fā)'。冠以上述發(fā)文代號的內發(fā)文件應對全公司具有效力,對外發(fā)文應代表公司的整體意志。
發(fā)文一般應該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡(jiǎn)報等形式流轉。力避隨意發(fā)文。
'***發(fā)'用于公司及各部門(mén)的對內對外發(fā)文,由總經(jīng)辦統一編號;'***人發(fā)'、'***客發(fā)'分別用于人力資源部的對內對外發(fā)文及客戶(hù)服務(wù)中心的對外發(fā)文,文件由發(fā)文部門(mén)自行編號,總經(jīng)辦統一認定。(公司其他部門(mén)均以'***發(fā)'的代號發(fā)文,以②、③代號發(fā)文,須在發(fā)文權限范圍內。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級分為'絕密'、'機密'、'秘密'。
七、緊急程度分為'特急'、'急'、'平'。
八、文件內容要求事實(shí)清楚、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準確。
九、發(fā)文單位必須注明全稱(chēng)。
十、多頁(yè)文件應標明頁(yè)碼。
十一、文字從左至右橫寫(xiě)、橫排,左側留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外單位來(lái)文均由行政部指定專(zhuān)人收文,由總經(jīng)辦統一拆封、登記,根據文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門(mén)。
第五節辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經(jīng)辦統一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協(xié)辦部門(mén)必須積極配合主辦部門(mén)完成文件處理。
四、文件的催辦由總經(jīng)辦負責,防止漏辦或延誤。
五、嚴格按照時(shí)限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續,防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后,統一交由總經(jīng)辦指定專(zhuān)人保管、立卷歸檔。
第六節發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《***公司發(fā)文稿紙》。
二、發(fā)文程序如下:
公司內部發(fā)文:
擬稿人→部門(mén)經(jīng)理核準→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案
對外發(fā)文:
擬稿人→部門(mén)經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準→總經(jīng)辦統一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案
第七節其他
一、時(shí)限要求:
1、特急:限4個(gè)工作時(shí)內完成。
2、急:限8個(gè)工作時(shí)內完成。
3、平:限16個(gè)工作時(shí)內完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應立即退回發(fā)文部門(mén),并由發(fā)文部門(mén)保存在保險柜內。
2、機密文件:閱后應立即保存在保險柜內。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執行。
第3篇 物業(yè)管理公司文件管理制度9
物業(yè)管理公司文件管理制度(九)
1、凡上級和外單位發(fā)來(lái)的文件、信函、電報、內刊等由公司綜合部簽收、拆封、蓋上日戳、分類(lèi)編號、登記收文薄、填寫(xiě)公文處理單,送綜合部經(jīng)理審閱后,再送公司領(lǐng)導批閱。
2、經(jīng)公司領(lǐng)導批閱的文件,綜合部要及時(shí)收回,按批示迅速準確地送閱和傳遞。
3、各部門(mén)接文件后,要當日閱辦,并根據領(lǐng)導批示及文件要求,主動(dòng)辦理。屬于各部門(mén)聯(lián)合承辦的,主辦部門(mén)要主動(dòng)做好協(xié)同工作,協(xié)辦部門(mén)要積極配合。
4、綜合部對發(fā)送的文件、信函、電報都要隨時(shí)查詢(xún)催辦,防止辦文拖期。
5、各部門(mén)在文件承辦后,要將辦理結果寫(xiě)在文件處理欄內,簽署承辦結果、承辦人姓名、時(shí)間或字號,將文件退交公司綜合部,立卷、歸檔。
6、上級下達的業(yè)務(wù)性文件,承辦單位辦完后,需要留存的,公司綜合部經(jīng)理簽批后可以復印留用。
7、各部門(mén)收到上級主管部門(mén)直接下達的文件或參加有關(guān)會(huì )議收到會(huì )議文件,均需交公司綜合部統一登記,并按文件處理程序閱辦。
第4篇 物業(yè)管理公司文件管理制度
第一節 總則
一、為適應公司全方位規范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達方針政策,發(fā)布公司行政規章制度、指示、請示和答復問(wèn)題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。
三、公司全體員工都應發(fā)揚深入調查、聯(lián)系群眾、結合實(shí)際、實(shí)事求是和認真負責的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。
四、文件處理必須做到準確、及時(shí)、安全,嚴格按照規定的時(shí)限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節 文件分類(lèi)
一、規定。
發(fā)布重要的行政規章制度,采取重大的強制性行政措施,用'規定'。
二、決定、決議。
對重要事項或重大行動(dòng)做出安排,用'決定'。
經(jīng)會(huì )議討論通過(guò)并要求貫徹的事項,用'決議'。
三、通知。
轉發(fā)上級機關(guān)文件,批轉下級文件,要求下級辦理和需要共同執行的事項,用'通知'。
四、通報。
表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達重要信息,用'通報'。
五、請示、報告。
向上級請求批示與批準,用'請示'。
向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用'報告'。
六、批復。
答復請示事項用'批復'。
七、函。
商洽工作、詢(xún)問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請求批準等,用'函'。
八、會(huì )議紀要。
傳達會(huì )議議定事項和主要精神,要求與會(huì )者共同遵守的,用'會(huì )議紀要'。
第三節文件格式
一、文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、 、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門(mén))、抄報(送)單位(部門(mén))等部份組成。
二、文件標題應準確簡(jiǎn)要概括文件的主要內容。
三、發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。
四、公司發(fā)文代號分為四種:
①'發(fā)'、②'人發(fā)'、③'客發(fā)'。
冠以上述發(fā)文代號的內發(fā)文件應對全公司具有效力,對外發(fā)文應代表公司的整體意志。
發(fā)文一般應該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡(jiǎn)報等形式流轉。力避隨意發(fā)文。
'發(fā)'用于公司及各部門(mén)的對內對外發(fā)文,由總經(jīng)辦統一編號;
'人發(fā)'、'客發(fā)'分別用于人力資源部的對內對外發(fā)文及客戶(hù)服務(wù)中心的對外發(fā)文,文件由發(fā)文部門(mén)自行編號,總經(jīng)辦統一認定。
(公司其他部門(mén)均以'發(fā)'的代號發(fā)文,以②、③代號發(fā)文,須在發(fā)文權限范圍內。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級分為'絕密'、'機密'、'秘密'。
七、緊急程度分為'特急'、'急'、'平'。
八、文件內容要求事實(shí)清楚、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準確。
九、發(fā)文單位必須注明全稱(chēng)。
十、多頁(yè)文件應標明頁(yè)碼。
十一、文字從左至右橫寫(xiě)、橫排,左側留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外單位來(lái)文均由行政部指定專(zhuān)人收文,由總經(jīng)辦統一拆封、登記,根據文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門(mén)。
第五節辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經(jīng)辦統一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協(xié)辦部門(mén)必須積極配合主辦部門(mén)完成文件處理。
四、文件的催辦由總經(jīng)辦負責,防止漏辦或延誤。
五、嚴格按照時(shí)限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續,防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后,統一交由總經(jīng)辦指定專(zhuān)人保管、立卷歸檔。
第六節發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。
二、發(fā)文程序如下:公司內部發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理核準→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準→總經(jīng)辦統一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案第七節其他
一、時(shí)限要求:
1、特急:限4個(gè)工作時(shí)內完成。
2、急:限8個(gè)工作時(shí)內完成。
3、平:限16個(gè)工作時(shí)內完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應立即退回發(fā)文部門(mén),并由發(fā)文部門(mén)保存在保險柜內。
2、機密文件:閱后應立即保存在保險柜內。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執行。